Quy trình thẩm định và đánh giá nghiệm thu

1. Tiêu chí thẩm định hồ sơ đăng ký đề tài do các cá nhân tổ chức thực hiện theo các nguyên tắc sau:

• Hồ sơ hợp lệ sẽ được xem xét thẩm định và xét chọn;
• Thời gian thực hiện, tính khả thi sản phẩm và sự phù hợp mục tiêu Nhà trường của hồ sơ đăng ký;
• Áp dụng các chuẩn mực trong nước và quốc tế đối với đề tài nghiên cứu khoa học, công nghệ;
• Việc thẩm định đề tài được thực hiện thông qua Hội đồng khoa học chuyên ngành (sau đây gọi là Hội đồng thẩm định) do Phòng Quản lý phát triển khoa học công nghệ đề xuất được Ban Giám hiệu phê duyệt, thành lập trên cơ sở bảo đảm tính khách quan, trung thực, công bằng.

2. Hội đồng thẩm định

• Hội đồng thẩm định do Ban Giám hiệu ký quyết định thành lập căn cứ vào đề nghị của Phòng Quản lý phát triển khoa học công nghệ;
• Hội đồng thẩm định có trách nhiệm xem xét đề tài triển vọng và tư vấn cho Ban Giám hiệu trong việc xét chọn, đánh giá các đề tài, dự án xin tài trợ;
• Cơ cấu Hội đồng thẩm định:
  • Hội đồng thẩm định có 05 thành viên, gồm Chủ tịch Hội đồng, Phó chủ tịch Hội đồng, 02 uỷ viên phản biện, 01 ủy viên thư ký khoa học;
  • Thành viên Hội đồng thẩm định là các nhà khoa học, chuyên gia, nhà quản lý và là những người có phẩm chất tốt, có kinh nghiệm nghề nghiệp phù hợp với đề tài/dự án xin tài trợ, có khả năng sử dụng tiếng Anh trong nghiên cứu và giao tiếp, và không liên quan về lợi ích với đề tài, dự án xin tài trợ.

3. Phương thức và quy trình làm việc của Hội đồng thẩm định

• Phiên họp Hội đồng thẩm định phải có ít nhất 4/5 số thành viên Hội đồng tham dự, trong đó có Chủ tịch hoặc Phó chủ tịch Hội đồng. Chủ tịch Hội đồng chủ trì các phiên họp của Hội đồng thẩm định. Trong trường hợp Chủ tịch Hội đồng vắng mặt, Phó chủ tịch Hội đồng chủ trì phiên họp;
• Quy trình làm việc của Hội đồng thẩm định:
  • Thư ký chuẩn bị hồ sơ họp gửi cho thành viên Hội đồng thẩm định trước phiên họp ít nhất 07 ngày;
  • Các thành viên Hội đồng thảo luận và điền ý kiến đánh giá lần cuối của cá nhân vào Phiếu đánh giá, xét chọn đề tài;
  • Chủ trì phiên họp tổng hợp các ý kiến nhận xét và thông qua kết luận của Hội đồng về các đề tài qua Biên bản tổng hợp ý kiến đánh giá;
  • Các đề tài có số điểm cao nhất (nhưng không dưới 50/100 điểm) sẽ được xem xét đề nghị cấp kinh phí. Ngoại lệ sẽ do Ban Giám hiệu quyết định;
  • Hội đồng thẩm định thông qua Danh sách các đề tài được đề xuất cấp kinh phí;
• Thành viên Hội đồng thẩm định không tham gia đánh giá đề tài do mình làm chủ nhiệm hoặc tham gia thực hiện;
• Thành viên Hội đồng thẩm định có trách nhiệm tham gia các phiên họp, đánh giá công bằng, khách quan; giữ bí mật thông tin về đề tài khi chưa được cơ quan có thẩm quyền công bố. Thành viên Hội đồng thẩm định chịu trách nhiệm cá nhân về ý kiến đánh giá của mình và trách nhiệm tập thể về kết luận của Hội đồng.

4. Công bố các đề tài đã được chọn

Căn cứ vào kết quả xét chọn đề tài của Hội đồng thẩm định, Phòng Quản lý phát triển khoa học công nghệ tổng hợp kết quả thẩm định đề tài để báo cáo Ban Giám hiệu. Hiệu trưởng ký quyết định phê duyệt Danh mục đề tài và cấp kinh phí thực hiện.

5. Hợp đồng nghiên cứu khoa học và công nghệ

• Căn cứ Quyết định phê duyệt danh mục và cấp kinh phí cho các đề tài, Hiệu trưởng ký hợp đồng nghiên cứu khoa học và công nghệ với chủ nhiệm đề tài.
• Hợp đồng nghiên cứu khoa học và công nghệ (sau đây gọi tắt là Hợp đồng khoa học) là căn cứ pháp lý trong quá trình thực hiện, kiểm tra, đánh giá nghiệm thu đề tài và giải quyết các vi phạm liên quan đến đề tài (nếu có). Hồ sơ đăng ký đề tài là một bộ phận của Hợp đồng khoa học.
• Trường hợp chủ nhiệm đề tài không chấp nhận các điều kiện quy định của Hợp đồng khoa học thì phải có văn bản giải trình gửi Nhà trường. Nhà trường xem xét, ra quyết định hủy bỏ việc cấp kinh phí đối với đề tài.

6. Cấp kinh phí tài trợ

Nhà trường xem xét phê duyệt tổng kinh phí tài trợ và lộ trình cấp kinh phí tài trợ cho các đề tài căn cứ trên đề xuất của Hội đồng thẩm định.

• Kinh phí cấp lần đầu/tạm ứng (nếu có), ngay sau khi ký hợp đồng, không được vượt quá 50% tổng mức kinh phí tài trợ đã được Nhà trường phê duyệt;
• Kinh phí lần cuối được quyết toán với chủ nhiệm đề tài dựa trên những yếu tố sau:
  • Kết quả nghiệm thu của đề tài;
  • Hồ sơ, chứng từ thanh toán hợp lệ nhận được từ chủ nhiệm đề tài.

Sau khi Hợp đồng khoa học được ký kết, tổ chức, cá nhân tự bảo đảm kinh phí để thực hiện các nội dung nghiên cứu của đề tài đã được phê duyệt theo tiến độ ghi trong Hợp đồng khoa học

7. Kết quả nghiên cứu và việc tổ chức đánh giá, nghiệm thu

• Chủ nhiệm đề tài phải là một trong những tác giả của một hay nhiều công trình được công bố; bằng sáng chế được cấp; hoặc sản phẩm được ứng dụng (gọi tắt là công trình) từ nội dung nghiên cứu của đề tài. Tác giả chính (tác giả đầu tiên, hoặc tác giả gửi bài) phải là Chủ nhiệm đề tài.
• Nếu có thêm đơn vị khác (ngoài Nhà trường) đồng tài trợ cho đề tài nghiên cứu thì kết quả sẽ phải chia đều cho các đơn vị tài trợ (trên mỗi công trình được công bố). Tổng số công trình đạt được sau khi chia cho các đơn vị tài trợ sẽ là căn cứ để nghiệm thu đề tài.
• Quyền sở hữu các sản phẩm được tạo ra từ đề tài sẽ được xác định căn cứ trên Hợp đồng nghiên cứu khoa học được ký kết bởi Hiệu trưởng nhà trường và chủ nhiệm đề tài.
• Việc đánh giá, nghiệm thu kết quả đề tài được thực hiện bởi Hội đồng nghiệm thu do Hiệu trưởng ký quyết định thành lập thông qua hồ sơ nghiệm thu đề tài

8. Tiêu chí đánh giá kết quả đề tài bao gồm:

• Mức độ đạt được mục tiêu nghiên cứu: Bài báo công bố trên tạp chí khoa học chuyên ngành quốc tế; báo cáo khoa học trình bày tại hội nghị, hội thảo khoa học quốc tế, sách chuyên khảo (theo tiêu chuẩn đánh giá công bố quốc tế của Trường);  bằng phát minh, sáng chế; hoặc chứng nhận kết quả được ứng dụng để tạo ra sản phẩm có giá trị của doanh nghiệp, đơn vị,. . .
• Tình hình tổ chức thực hiện, chất lượng báo cáo tổng kết và địa chỉ sử dụng sản phẩm;
• Tổng hợp ý kiến đánh giá của chuyên gia trong Hội đồng nghiệm thu;

Kết quả đánh giá đề tài được thể hiện chỉ ở 02 mức “hoàn thành” hoặc “không hoàn thành”. Đề tài được đánh giá ở mức “hoàn thành” khi có ít nhất 75% số phiếu của các thành viên Hội đồng có tham gia họp đánh giá ở mức “hoàn thành".

9. Công nhận, xử lý kết quả nghiệm thu và thanh lý hợp đồng

• Dựa trên kết quả đánh giá nghiệm thu đề tài của Hội đồng nghiệm thu, Hiệu trưởng nhà trường ra quyết định công nhận kết quả thực hiện đề tài.
• Kết quả đánh giá, nghiệm thu đề tài là căn cứ để tiến hành thủ tục thanh quyết toán kinh phí, thanh lý hợp đồng.
• Đề tài kết thúc được đánh giá “không hoàn thành” hoặc bị đình chỉ hợp đồng nghiên cứu thì Chủ nhiệm đề tài phải hoàn trả từ một phần đến 100% kinh phí đã được tài trợ dựa trên khối lượng công việc đã thực hiện trên cơ sở kết luận của Hội đồng thẩm định. Đề tài kết thúc được đánh giá “không hoàn thành” thì Chủ nhiệm đề tài không được đăng ký chủ trì đề tài mới trong năm tiếp theo. Trường hợp đề tài không hoàn thành theo hợp đồng vì rủi ro bất khả kháng thì phải được Nhà trường xem xét, quyết định

(Trích lược Quyết đinh số 2516/QĐ-TĐT ngày 08/09/2022 "Quy Định Về Thẩm Định Xét Chọn Và Đánh Giá Nghiệm Thu Đề Tài Nghiên Cứu Khoa Học Cấp Cơ Sở)