Quy trình thẩm định

Quỹ tổ chức việc thẩm định hồ sơ đăng ký đề tài do các cá nhân tổ chức thực hiện theo các nguyên tắc sau:

1. Hồ sơ hợp lệ sẽ được xem xét thẩm định và xét chọn;

2. Việc thẩm định đề tài được thực hiện thông qua Hội đồng khoa học chuyên ngành (sau đây gọi là Hội đồng thẩm định) do Quỹ thành lập theo Quy chế hoạt động của Quỹ;

3. Bảo đảm tính khách quan, trung thực, công bằng.

Hội đồng thẩm định

1. Hội đồng thẩm định do Chủ tịch Hội đồng quản lý quỹ quyết định thành lập;

2. Hội đồng thẩm định có trách nhiệm xem xét triển vọng, đề xuất danh sách các chuyên gia đánh giá, xem xét ý kiến chuyên gia và tư vấn cho Hội đồng quản lý trong việc xét chọn, đánh giá nghiệm thu các đề tài, dự án nhận tài trợ;

3. Cơ cấu Hội đồng thẩm định:

Hội đồng thẩm định có 05 thành viên, gồm Chủ tịch hội đồng, Phó chủ tịch hội đồng, 02 uỷ viên phản biện, 01 uỷ viên thư ký khoa học;
Thành viên Hội đồng thẩm định là các nhà khoa học, chuyên gia, nhà quản lý và là những người có phẩm chất tốt, có kinh nghiệm nghề nghiệp phù hợp với đề tài, dự án xin tài trợ, có khả năng sử dụng tiếng Anh trong nghiên cứu và giao tiếp, và không liên quan về lợi ích với đề tài, dự án xin tài trợ.

Danh sách chuyên gia đánh giá

1. Danh sách chuyên gia đánh giá do Hội đồng thẩm định quyết định;

2. Các chuyên gia đánh giá là các nhà khoa học, chuyên gia có năng lực chuyên môn về khoa học, công nghệ, có kinh nghiệm nghề nghiệp phù hợp với đề tài, dự án xin tài trợ, và không liên quan về lợi ích với đề tài, dự án xin tài trợ;

3. Ý kiến của các chuyên gia thẩm định được sử dụng như một ý kiến tham khảo để Hội đồng thẩm định xem xét, đề xuất chọn đề tài.

Phương thức và quy trình làm việc của Hội đồng thẩm định:

1. Phiên họp Hội đồng thẩm định phải có ít nhất 4/5 số thành viên Hội đồng tham dự, trong đó có Chủ tịch hoặc Phó chủ tịch Hội đồng. Chủ tịch Hội đồng chủ trì các phiên họp của Hội đồng thẩm định. Trong trường hợp Chủ tịch Hội đồng vắng mặt, Phó chủ tịch Hội đồng chủ trì phiên họp.

2. Quy trình thẩm định được chia làm 02 (hai) giai đoạn:

Giai đoạn 1: chọn đề tài triển vọng, thống nhất danh sách chuyên gia đánh giá.

Thư ký chuẩn bị hồ sơ và các tài liệu cần thiết; chuyển cho thành viên hội đồng trước phiên họp ít nhất 07 ngày;
Đại diện Cơ quan điều hành quỹ giới thiệu thành phần hội đồng, danh sách đề xuất các chuyên gia thẩm định và các văn bản có liên quan đến việc đánh giá xét chọn đề tài;
Chủ tịch hoặc Phó chủ tịch hội đồng chủ trì phiên họp;
Các thành viên hội đồng trình bày ý kiến đánh giá, nhận xét đối với đề tài và sự phù hợp của danh sách các chuyên gia thẩm định;
Các thành viên hội đồng thảo luận, đánh giá sơ tuyển đề tài và đề nghị các chuyên gia đánh giá. Đề tài được xét qua Giai đoạn 01 nếu có trên 3/5 số thành viên Hội đồng chấp nhận. Các trường hợp ngoại lệ do Chủ tịch Hội đồng quản lý quyết định;
Chủ trì phiên họp tổng hợp các ý kiến nhận xét và thông qua kết luận của Hội đồng thẩm định về các đề tài qua vòng sơ tuyển và chuyên gia thẩm định đã được quyết định và điền ý kiến đánh giá vào Biên bản đánh giá nghiệm thu;
Thư ký Quỹ gửi hồ sơ và Phiếu lấy ý kiến của chuyên gia cho các chuyên gia đánh giá theo danh sách đã được quyết định bởi Hội đồng thẩm định.

Giai đoạn 2: dựa trên ý kiến chuyên gia, Hội đồng thẩm định sẽ xem xét đề xuất chọn đề tài.

Thư ký chuẩn bị các ý kiến đánh giá của các chuyên gia gửi cho thành viên Hội đồng thẩm định trước phiên họp ít nhất 03 ngày;
Các thành viên Hội đồng thảo luận và điền ý kiến đánh giá lần cuối của cá nhân vào Phiếu đánh giá xét chọn đề tài;
Chủ trì phiên họp tổng hợp các ý kiến nhận xét và thông qua kết luận của Hội đồng về các đề tài qua Biên bản tổng hợp ý kiến đánh giá;
Các đề tài có số điểm cao nhất (nhưng không dưới 50/100 điểm) sẽ được xem xét đề nghị tài trợ. Ngoại lệ sẽ do Chủ tịch Hội đồng quản lý quyết định;
Hội đồng thẩm định thông qua Danh mục các đề tài được đề xuất tài trợ bởi Quỹ.

3. Thành viên Hội đồng thẩm định không tham gia đánh giá đề tài do mình làm chủ nhiệm hoặc tham gia thực hiện;

4. Thành viên Hội đồng thẩm định có trách nhiệm tham gia các phiên họp, đánh giá công bằng, khách quan; giữ bí mật thông tin về đề tài khi chưa được cơ quan có thẩm quyền công bố. Thành viên Hội đồng thẩm định, chuyên gia đánh giá chịu trách nhiệm cá nhân về ý kiến đánh giá của mình và trách nhiệm tập thể về kết luận của hội đồng.

Các đề tài đã được chọn

1. Căn cứ vào kết quả xét chọn đề tài của Hội đồng thẩm định, Cơ quan điều hành quỹ tổng hợp kết quả thẩm định đề tài để báo cáo Hội đồng quản lý quỹ. Chủ tịch Hội đồng quản lý quỹ ký quyết định phê duyệt đề tài và kinh phí tài trợ;

2. Căn cứ Quyết định phê duyệt và kinh phí tài trợ cho các đề tài của Hội đồng quản lý quỹ, Giám đốc điều hành quỹ ký hợp đồng nghiên cứu khoa học và công nghệ với chủ nhiệm thực hiện đề tài;

Cấp kinh phí tài trợ

1. Sau khi Hợp đồng khoa học được ký kết, tổ chức, cá nhân tự bảo đảm kinh phí để thực hiện các nội dung nghiên cứu của đề tài đã được phê duyệt theo tiến độ ghi trong Hợp đồng khoa học;

2. Đối với phần kinh phí đã được cam kết hỗ trợ từ Quỹ, Quỹ cấp thanh toán cho tổ chức, cá nhân theo Hợp đồng khoa học và văn bản hướng dẫn cụ thể của Quỹ. Kinh phí thực cấp không vượt quá 50% tổng mức tài trợ đã được Quỹ phê duyệt;

3. Để được Quỹ cấp 50% còn lại của kinh phí, tổ chức, cá nhân phải có báo cáo hoàn thành đề tài, nêu rõ (kèm đầy đủ minh chứng rằng) khối lượng, chất lượng công việc nghiên cứu đã hoàn thành đúng với mục tiêu đã cam kết và có quyết định nghiệm thu đề tài;

Kết quả đánh giá nghiệm thu đề tài

1. Đề tài nghiệm thu ở mức “hoàn thành” và có kết quả được công bố trên tạp chí khoa học quốc tế có uy tín; hoặc được cấp bằng phát minh, sáng chế; hoặc được doanh nghiệp, đơn vị triển khai ứng dụng cần có ghi chú tác giả chính “Nghiên cứu này được tài trợ bởi Quỹ phát triển khoa học công nghệ Trường đại học Tôn Đức Thắng (FOSTECT), website: http://fostect.tdtu.edu.vn, đề tài số …” hoặc bằng tiếng Anh “This research is funded by Foundation for Science and Technology Development of Ton Duc Thang University (FOSTECT), website: http://fostect.tdtu.edu.vn”, under Grant …;

2. Đề tài kết thúc được đánh giá “không hoàn thành” hoặc bị đình chỉ hợp đồng nghiên cứu thì Chủ nhiệm đề tài phải hoàn trả từ một phần đến 100% kinh phí đã được tài trợ dựa trên khối lượng công việc đã thực hiện trên cơ sở kết luận của Hội đồng thẩm định và chuyên gia đánh giá. Đề tài kết thúc được đánh giá “không hoàn thành” thì Chủ nhiệm đề tài không được đăng ký chủ trì đề tài mới trong năm tiếp theo. Trường hợp đề tài không hoàn thành theo hợp đồng vì rủi ro bất khả kháng thì phải được Chủ tịch hội đồng quản lý quỹ xem xét, quyết định.

(Trích lược Quy định số 21/2014/FOSTECT-QĐ về "Quy trình thẩm định và đánh giá nghiệm thu đề tài của Quỹ phát triển khoa học và công nghệ" đã được Chủ tịch Hội đồng quản lý FOSTECT ký ngày 14/02/2014)